中牟县文化广电旅游局

文书档案整理方法

文书档案，又称管理性档案，是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和管理等活动中形成的具有保存价值的文件材料，它体现了一个社会组织所从事的各类管理活动。为适应档案数字化发展的需要，文书档案以“件”为单位进行整理。

根据中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22—2000）及河南省档案局《归档文件整理规则》实施细则及《河南省文书档案保管期限表》之规定，结合文书工作实际，制定我局文书档案整理方法。

一、“件”的确定

通常情况下，一份文件就是一件，也有一些特殊情况：

1、正文与附件视为一件。正文在前，附件在后。

2、正文与处理单视为一件。正文在前，处理单在后。

3、正本与定稿视为一件。正本在前，定稿在后。

4、原件与复制件视为一件。原件在前，复制件在后。

5、转发文与被转发文视为一件。转发文在前，被转发文在后。

6、一些报表、名册、图册等，一册作为一件。

7、来文与复文视为一件，复文在前，来文在后。

8、不易拆开的会议材料视为一件；不易拆开的会议记录视为一件；不易拆开的介绍信存根视为一件。

二、分类原则

结合我局文书工作实际情况，本着“求实、客观、统一、发展”的原则，采用“保管期限——年度——问题”的复式分类法，进行分类、整理、归档。

三、类目设置

我局文书档案分类，根据局主要职能、具体工作任务以及内设机构变化等，设四大类：1、党群工作类；2行政管理类；3、组织人事类；4、业务工作类。

四、文件归类

根据类目设置类项，明确类项的范围。文件归类内容如下：

（一）党群工作类

包括我局形成或收到的有关党务工作、组织工作、宣传工作、纪检工作、信访工作、统战工作、工会工作、共青团工作、妇女工作、老干部工作、协会工作、人大、政协工作、精神文明建设等党群工作方面的文件材料，以及其它应该列入本类的相关文字资料。

（二）行政管理类

包括行政管理、会议记录、目标考核、绩效考核、规章制度、法制工作、执法监察、安全保卫、审计工作、教育培训、内部管理、统计、财会管理、后勤管理、计划生育、卫生创建、年终决算、档案室建设、信息化建设等方面的文件材料，以及其它应该列入本类的相关文字资料。

（三）组织人事类

包括有关人事管理、述职述廉报告、机构设置、党员管理、干部管理、职工管理、录聘、人事任免、调动、奖惩、工资、职称评定、医疗保险、统筹、组织人事年报等方面的文件材料，以及其它应该列入本类的相关文字资料。

（四）业务工作类

主要指文化旅游专题工作形成的文件材料，具体包括：旅游管理业务、行政服务业务、文化馆业务、图书馆业务、文物所业务、文化市场执法大队业务、演艺中心业务等。

五、 整理说明

（一）归档范围

凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料划为归档范围，按照以本单位形成的文件材料为主和外来文件中以针对本单位（或有本单位的人和事）为主的“二为主”原则，确定归档范围。

（二）归档文件整理原则

遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。按照《归档文件整理规则》的要求，进行整理归档。

（三）保管期限划分

档案的保管期限划分为：永久、长期、短期三种。永久为无限期保存，长期为十六年至五十年左右，短期为十五年以下（含十五年）。确定保管期限的原则是：

1、凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，在经济建设、文化建设、政治文明和科学研究中需要永远利用的档案，列为永久保管。它主要是本机关工作中制定的重要文件和上级针对本机关工作的重要文件。

2、凡是长期需要查考的档案，列为长期保管。它主要包括两部分：一是上级机关发来的属于本机关主管业务的工作依据、体现方针政策或重大问题的文件；二是下级或平行机关报送的反映方针政策贯彻落实情况的文件。

3、凡是在短时间内本机关需要查考的各种文件，列为短期保管。它包括上级、下级(或平行机关)和本机关工作中制成的临时性、事务性和一般内容的文件。

（四）文件排列

文件排列采用“事由排列法”，在同一保管期限、类别、级别内的文件按事由结合时间、重要程度进行排列。简报、信息等（指本机关编辑出版的，不包括新闻单位），按期刊号的先后顺序排列。

（五）文件编号

在同一年度、同一保管期限内，按照归档文件排列的先后顺序，文件编号从“001”开始依次编制件号。即一年三个流水号，永久从“001”开始，长期从“001”开始，短期从“001”开始。

（六）归档文件目录编制

归档文件目录按保管期限的不同，分别编制。一律采用竖式装订，并统一打印，实行“三套制”，一套随文件入盒，一套作为本单位检索目录，一套作为档案移交进馆目录。